شهروند| دو‌سال پیش بود. قوه‌قضائیه تصمیم گرفت دفاتری را مانند دفاتر پیشخوان دولت تأسیس کند تا به گفته مسئولان این دستگاه، تعداد مراجعان به دادگاه‌ها و دادسرا‌ها کاهش پیدا کند. آن زمان مسئولان قوه‌قضائیه، هدف از راه‌اندازی این دفاتر را انتقال محل مراجعه مردم از دادگستری به نقاط دیگر اعلام کردند؛ موضوعی که به قول آنها «مورد تأیید حاکمیت است.»
یک‌سال بعد از راه‌اندازی این دفاتر، آنها بیشتر به دفاتر الکترونیک خدمات قضایی معروف شدند و تعدادشان در ایران به ۴۰دفتر رسید. آن زمان «محمدمهدی احمدی‌میانجی»، رئیس مرکز شورا‌های حل‌اختلاف‌قوه‌قضائیه درباره دلایل ایجاد این دفاتر گفت: «همانطور که پلیس+ ۱۰ یک‌سری از وظایف را برعهده گرفته ما نیز باید با امتیاز دادن به قضات بازنشسته در دفاتر خدمات قضایی، می‌توانیم مقداری از باری را که بر دوش دادگستری است برداریم و از ازدحام مردم در دادگستری جلوگیری کنیم. بدین معنی که قضازدایی کنیم، یعنی کارهایی که قضایی نیست را وارد دستگاه قضایی نکنیم. این کار شدنی است و امیدوارم این مهم در دستور کار قوه‌قضائیه قرار گیرد تا براساس آن دادگاه‌ها هم خلوت شوند.»
بعد از آن «سیامک رفعتی»، رئیس مرکز آمار و انفورماتیک قوه‌قضائیه درباره دلایل ایجاد این دفاتر گفت: «به دلیل حجم پرونده‌ها و تعداد مراجعان، این دفاتر را راه‌اندازی کردیم که تقاضاهای مردم با سهولت مورد رسیدگی قرار گیرد. طبق برنامه پنجم توسعه باید به سمت الکترونیکی شدن برویم و اسناد داخل دادگاه‌ها را الکترونیکی کنیم؛ زیرا زمانی که دفاتر دادگاه‌ها خلوت شوند، می‌توانند به کارهای تخصصی خود بهتر رسیدگی کنند و قطعا دیگر شاهد مشکلاتی که در شلوغی اتفاق می‌افتد، نیستیم.»
او وقتی این حرف‌ها را زد که قرار بود تا پایان مهر ۹۲، تعداد این دفاتر در ایران به ۸۰ برسد ولی تا آن زمان فقط ۴۰ دفتر خدمات الکترونيکی قضایی راه‌اندازی شده بود. معاون رئیس مرکز آمار و انفورماتیک قوه‌قضائیه آن زمان قول داد تا پایان آبان‌ماه ۸۰دفتر خدمات قضایی با صدور مجوز راه‌اندازی شود اما حالا و بعد از گذشتن دو‌سال تعداد این دفاتر در ایران به ۵۴عدد رسیده؛ دفاتری که فقط ۳تا از آنها در شهرهای مشهد، شیراز و یزد وجود دارد و ۵۱دفتر نیز در شهر تهران فعالیت می‌کند.
تابعیت جمهوری اسلامی ایران، التزام عملی به قانون، نداشتن اعتیاد و سوءپیشینه و توانایی جسمی و روحی لازم از جمله شرایط عمومی متقاضیان است. دارا بودن مدرک کار‌شناسی و بالا‌تر مرتبط با علوم قضایی حداقل ۲۵سال و ۵سال سابقه کار مرتبط، مهارت کار با رایانه از جمله شرایط اختصاصی لازم برای راه‌اندازی این دفاتر است و افرادی که در قوه‌قضائیه خدمت کرده‌اند به‌خصوص قضات بازنشسته از امتیازات ویژه‌ای برای راه‌اندازی این دفاتر برخوردارند. از طرف دیگر ۴گروه نمی‌توانند برای راه‌اندازی دفاتر خدمات الکترونیک قضایی اقدام کنند؛ وکلای دادگستری، کارشناسان رسمی دادگستری، قضات و سردفتردارانی که به انفصال دایم محکوم و حکم آنها تأیید شده، شاغلان به امر تجارت و کارمندان دولتی و موسسات عمومی غیردولتی افرادی‌اند که نمی‌توانند برای راه‌اندازی دفاتر خدمات الکترونیکی قضایی اقدام کنند، البته براساس قانون وکلا و کارشناسانی که پروانه خود را باطل کنند و کارمندانی که استعفا دهند ممنوعیتی برای این کار ندارند.
در دوسالی که از فعالیت این دفاتر می‌گذرد، ارایه و پیگیری دادخواست، ارایه و پیگیری شکوائیه، ارایه لایحه، ارایه مدارک و مستندات پرونده، اطلاع‌رسانی پرونده، رویت خلاصه موضوعات پرونده، مشاهده روند کار پرونده، رویت آخرین موضوع پرونده (عنوان خواسته / اتهام)، اطلاع از آخرین وضع پرونده، مشاهده ردیف‌های فرعی پرونده، محاسبه هزینه خواسته‌های قابل طرح و پیگیری ۵۹ خواسته از جمله فعالیت‌هایی بوده که در این دفاتر انجام شده است اما تعدادی از حقوقدانان و کارشناسان حقوقی که درباره عملکرد این دفاتر انتقاد می‌کنند؛ از هدر رفتن پول تعدادی از مراجعان تا متخصص نبودن کارمندانی که در این دفاتر مشغول به کارند. «رضا اصلاحی»، پژوهشگر حقوق یکی از آنهاست. او که همین چندوقت پیش برای ثبت دادخواست به یکی از دفاتر خدمات قضایی تهران مراجعه کرده تا در آن دفتر دادخواستش را ثبت و از طریق سامانه قوه‌قضائیه آن را پیگیری کند، درباره تجربه مراجعه‌اش به این دفتر به «شهروند» می‌گوید: «من حدود ساعت ۱۰ صبح به یکی از دفاتر مراجعه کردم و دادخواستم را که قبلاً در برگه‌های رسمی قوه‌قضائیه تنظیم کرده بودم، تحویل دفتردار داده و حدود نیم‌ساعت منتظر ماندم. به اطرافم نگاه می‌کردم، یکی برای اجرت‌المثل آمده بود، یکی برای مهریه دیگری برای چک، مردی عصبی بود و می‌گفت پدرشو درمی‌آرم، زنی اشک می‌ریخت که بی‌انصاف الان دوماهه گذاشته رفته و... ناگهان با صدای بلند مرد جوانی که پشت رایانه‌اش نشسته بود ذهنم به‌هم ریخت: فلانی کیه؟ رأی داور مال کیه؟ من هم آرام رفتم جلوی میز ایشان و خودم را معرفی کردم. گفت برای چی هنوز اینجایید؟ بروید فردا ساعت یازده تماس بگیرید تا بگویم کی بیاید. فردا ساعت یازده با دفتر مذکور تماس گرفتم و پس از تأیید کارم به دفتر مراجعه کردم و بعد از حدود یک‌ساعت انتظار، دوباره یکی از آقایان با صدای بلند من را مورد خطاب قرار داد و گفت سندت کجاست؟ من کمی خندیدم و گفتم سند؟ موضوع دادخواست من ابطال رأی داور است و ربطی به سند ندارد. او گفت مگر دادخواست شما مربوط به درخواست احراز سند تفکیکی نیست؟ گفتم نه آقا جان، دیروز اسنادم را دادم به همکار شما و خانم منشی هم از ایشان گرفتند و تحویل شما دادند.» او ادامه می‌دهد: «بعد از واریز ۰۰۰/۷۳۰/۱ ریال بابت ثبت دادخواست مقوم به مبلغ ۰۰۰/۰۰۰/۵۱ ریال و همچنین پرداخت ۰۰۰/۴۵۰ ریال بابت خدماتی مانند ورود اطلاعات به سامانه، تایپ، پرینت اوراق، احراز هویت، کنترل مستندات و امثال آن (که قائدتاً باید جهت اقامه یک فقره دعوای حقوقی مبلغی بین ۱۰۰ تا ۱۵۰هزار ریال از خواهان دریافت شود.) از طریق کارتخوان و نهایتاً اخذ امضای الکترونیکی از من، مسئول مربوطه گفت برای مجتمع قضایی شهید بهشتی ارجاع شد و اگر تا سه روز دیگر پیامک نیامد، به این‌جا مراجعه کنید تا کدرهگیری بدهیم. »
او ادامه ماجرا را این‌طور تعریف می‌کند: «حدود سه روز بعد پیامک آمد که مرجع رسیدگی اشتباه است و برای تصحیح، به دفتر خدمات قضایی مراجعه کنید. صبح پنجشنبه به دفتر مراجعه کردم و دیدم تنها یکی از خانم منشی‌ها حضور دارد و گفتند استثنائاً این پنجشنبه تعطیل هستیم. صبح شنبه مراجعه کردم، گفتند استثنائاً امروز مسئول ثبت نیامده است. یکشنبه رفتم و خلاصه با کلی کلنجار رفتن با مسئول مربوطه و با طعنه که حتماً توی مجتمع صدر آشنا دارید، خلاصه دادخواستم از طریق سیستم برای صدر ارجاع شد. حدود ۳ روز بعد برایم مجدداً پیامک آمد که به شعبه شماره... مجتمع صدر مراجعه کنم. پس از مراجعه به شعبه، مدیر دفتر گفت: اسناد ناقص است. به ایشان عرض کردم من تمام اسناد را تحویل دفتر خدمات قضایی دادم و آنها هم نه برگ ضمیمه کردند. مدیر دفتر شعبه در حالی که توی چشمانم نگاه می‌کرد با عصبانیت گفت: آقاجان، اولاً چیزی ضمیمه نیست، ثانیا شما دارید دروغ می‌گویید، تازه اگر ضمیمه هم باشد من از کجا بدانم شما راست می‌گویید و اصل مدارک را تحویل دفتر خدمات قضایی داده‌اید، باید اسناد را این‌جا برابر اصل کنم. فعلاً ابلاغ رفع نقص را امضا کن. ضمناً اگر طی 10روز اصل اسناد را نیاورید دادخواست شما رد می‌شود. دو روز بعد به شعبه مراجعه کردم و اصل اسنادی که داشتم را به مدیر ارایه کردم و مدیر محترم شعبه نیز پس از بررسی اسناد و با خواندن دادخواست گفت: اصلاً دادخواست شما به دلیل بند موضوع... ماده... و دلیل مدیریت و عدم‌وجود اصل رأی داور و درخواست ابطال رأی داور و... ، قابل رسیدگی نیست، مگر بروید و این اسنادی که من می‌گویم را برای من بیاورید. به ایشان عرض کردم، اتفاقاً یکی از دلایل شکایت من همین است که بخشی از اسناد را ندارم و داور نیز رأی را به من نداده و براساس رأی وی، طرف دعوای من توانسته مبلغی را در اختیار خود بگیرد، اصل آن را از کجا بیاورم. دست آخر هم دست از پا دراز‌تر از مجتمع بیرون آمدم. سه روز بعد مجدداً برای من پیامک ارسال شد که به شعبه مراجعه کنم. مجدداً رفتم به شعبه و دیدم که در پرونده ذکر شده (طی یادداشت دستی)، اصل رأی داور به انضمام توافق به داوری ضمیمه پرونده شود.»
او ادامه می‌دهد: «همانطور که می‌دانیم، دفتر اسناد رسمی، یک نهاد مدنی وابسته به قوه‌قضائیه است که برای تنظیم و ثبت رسمی اسناد به‌صورت مستقل و بدون وابستگی مالی به حاکمیت سیاسی اداره می‌شود. دفتر اسناد رسمی به‌عنوان یک مرکز حقوقی و مدنی رابط حاکمیت و شهروندان است و مهم‌ترین کار این نهاد تأمین و تضمین امنیت حقوقی و اقتصادی جامعه است. سردفتر در رأس این نهاد شخصاً دارای مسئولیتی مستقل از دولت و قوای حاکم بوده و با تنظیم دقیق اسناد، نقش حساسی در جلوگیری از وقوع نزاع‌های بی‌مورد و کاهش مراجعات مردم به محاکم دادگستری دارد. دفاتر اسناد رسمی بخش قابل توجهی از عرضه خدمات ثبتی و تنظیم و ثبت اسناد رسمی را برعهده داشته و اخیراً نیز ضمن انجام امور مزبور، کار خدمات قضایی جامعه را نیز انجام می‌دهند. طرح خدمات الکترونیکی قضایی عنوان طرحی است که به موجب آن ثبت و شروع برخی دعاوی به دفاتر اسناد رسمی با عنوان دفاتر خدمات قضایی سپرده شده و اکنون در تهران و برخی از شهرهای کشور، تعداد زیادی از دعاوی از جمله دعاوی و شکایات مربوط به چک، دعاوی اعسار از پرداخت محکوم به مهریه، مطالبه وجه سفته، صدور اجراییه درباره حل اختلاف کارگر و کارفرما و... ، از طریق دفاتر خدمات قضایی مطرح می‌شوند و در صورتی که خواهان به دادگاه مراجعه کند، به دفاتر خدمات قضایی برای ثبت دادخواست راهنمایی خواهد شد. هدف از اجرای طرح، تسهیل امور قضایی شهروندان است اما هنوز شهروندان و حتی وکلا با نحوه دقیق فعالیت این دفتر‌ها، محل استقرار آنها و هزینه‌هایی که خدمات آنها دارد آشنا نیستند و از طرفی با عنایت به این‌که منبعد همه موظفند تا دادخواست خود را از طریق این دفاتر ثبت و پیگیری کنند اقداماتی از این دست را به فال نیک می‌گیریم چرا که با این طرح، تغییرات مهمی در شروع دعاوی در دادگستری به وجود آمده است و با تصحیح مشکلات موجود طرح، اجرای آن می‌تواند در آینده منشأ اثرات بسیار خوبی در حوزه قضایی کشور باشد.»
«یاسر یزدان‌پناه»، وکیل پایه یک دادگستری هم در این‌باره می‌گوید: «دفاتر خدمات قضایی با هدف توزیع خدمات قضایی میان مردم از طریق تسهیل امور کاهش مراجعان دستگاه‌های قضایی و در نتیجه تسریع در روند فعالیت و افزایش کارایی سیستم قضایی و رضایتمندی اربابان رجوع از سال ۱۳۹۱ شروع به فعالیت کرد و هم‌اکنون قریب به ۵۰ دفتر در کلانشهر تهران وظیفه ثبت و شروع دعاوی را در قالب دفاتر خدمات قضایی مستقل و دفاتر اسناد رسمی برعهده دارند. درواقع این دفاتر به دنبال تشکیل دفاتر پیشخوان دولت و به منظور جلوگیری از موازی‌کاری دستگاه‌های دولتی و حرکت به سوی الکترونیک ایجاد شده است. هرچند نحوه عملکرد این دفاتر در حال حاضر بمانند سایر نهادهای نوظهور با چالش‌های اساسی و جدی روبه‌رو است ولی با تأمین این نهاد نوپا تحولی عظیم در بحث شروع دعاوی در دادگستری به‌وجود آمده است. از لحاظ حقوقی نحوه تنظیم دادخواست و اقامه دعوی در محاکم مدنی از اهمیت فراوانی برخوردار است و به همین دلیل مواد ۴۸ الی ۶ باب سوم قانون آیین دادرسی دادگاه‌های عمومی و انقلاب در امور مدنی تصویب سال ۱۳۷۳ تحت عنوان دادرسی نخستین بدین امر اختصاص یافته است. چه‌بسا بکارگیری الفاظ، عبارات و اصطلاحات ناصحیح در دادخواست سرنوشت یک دعوی را دگرگون ساخته و باعث ورود خسارات جبران‌ناپذیری و تحمیل هزینه‌های ریالی و زمانی فراوانی شود.»
او ادامه می‌دهد: «سپردن وظیفه ثبت دعاوی به دفاتر خدمات قضایی همواره این نگرانی مطرح است که متصدی ثبت دادخواست که گاهی اطلاعات حقوقی لازم را نداشته باشد و با وجود اشکالاتی در ثبت دادخواست، مشکلاتی را برای اصحاب دعوی به‌وجود آورد. هرچند با تدوین و طراحی خاص سامانه ورود اطلاعات و ثبت دادخواست به وسیله کاربر از طریق انتخاب گزینه‌های پیش‌فرض صورت می‌پذیرد و این امر و امور عملیاتی کاربر را محدود می‌کند، لیکن در نهایت لزوم بکارگیری افراد مجرب و کارآموز در این‌خصوص اجتناب‌ناپذیر است. متقاضی ثبت دادخواست می‌تواند راسا با مراجعه به سامانه و انتخاب گزینه ثبت دادخواست/ شکوائیه، کلیه مراحل مربوطه را بدون نیاز به مراجعه به دفاتر خدمات قضایی طی کرده و با اخذ کدرهگیری تنها برای پرداخت هزینه‌های مربوط به آن دفاتر مراجعه کند که در این صورت، مشکلات و موانع پیش گفته تا حدود فراوانی مرتفع خواهد شد. علاوه بر این براساس ماده ۳ آیین‌نامه تأسیس و انحلال دفاتر خدمات الکترونیک قضایی هر دفتر باید علاوه بر مدیر که باید به صورت تمام وقت در دفتر حضور داشته باشد، حداقل از خدمات یک کار‌شناس حقوقی، یک کار‌شناس فناوری اطلاعات و دو کارمند دفتری بهره‌مند شود و به نظر می‌رسد با رعایت موازین قانونی و بکارگیری یک کار‌شناس حقوقی در دفاتر یاد شده، درصد اشتباهات و خطاهای متصدیان ثبت به شدت کاهش خواهد یافت.» به گفته او با این وجود مرکز آمار و فناوری اطلاعات قوه‌قضائیه به‌عنوان تنها مرجعی است که می‌توان تخلفات صورت گرفته از سوی دفاتر خدمات قضایی را به آن گزارش داد: «جامعه وکلا از طرح ایجاد دفاتر خدمات الکترونیک قضایی از بدو تأسیس و به دلیل این‌که صف‌های طولانی ابطال تمبر، هزینه دادرسی، ارجاع دادخواست و.... را به دست فراموشی سپرده است، تاکنون استقبال کرده‌اند اما همواره از باب موضوعات فنی و آنچه متصدیان ثبت دادخواست هنگام ورود اطلاعات، تغییر و جابه‌جایی محتویات دادخواست را موجب می‌شوند، گلایه‌مند بوده و امید است با گذشت زمان و برطرف کردن موانع و مشکلات اینچنینی، کمک شایان و در خور توجه به تسهیل روند طرح دعاوی و جلوگیری از اطاله دادرسی به عمل آید.»