۷- ساختار برنامه جذب و به‌کارگیری داوطلب را مشخص کنید
خوب، تا به این‌جا شما یک پرونده شرح وضع از برنامه داوطلبی خود ساختهاید و به این ایده کلی رسیده‌اید که افراد داوطلب قرار است چه وظایفی را بر عهده بگیرند و نحوه عملکرد برنامه چگونه خواهد بود. در این مرحله توانستهاید حمایت سازمان را جلب کنید، منابع مالی مورد نیاز را فراهم کردهاید و دانش خود در زمینه مدیریت افراد داوطلب را نیز افزایش داده‌اید. حالا زمان آن فرا رسیده که مشخص کنید این برنامه داوطلبی چگونه پیاده‌سازی خواهد شد و چگونه کار میکند. کارهایی مثل نحوه مصاحبه، آموزش و نظارت بر افراد داوطلب را باید مشخص کنید.
اقدام عملی:
- ایده‌های اولیه در ارتباط با وظایف افراد داوطلب را جمع‌آوری و پیشنویس شرح وظایف شغلی آنها را بنویسید.
- سوالات مصاحبه را در تناسب با درک قابلیت‌های یک داوطلب در جهت منافع سازمان تدوین کنید.
- آموزش‌هایی که افراد داوطلب باید ببینند را مشخص کنید.
- تصمیم بگیرید که چه رویه‌ها و سیاستهایی باید به اجرا درآیند.
- ببینید که افراد داوطلب نیازمند چه حمایت‌هایی هستند، چه نظارتهایی باید روی عملکرد آنها انجام گیرد و چه کسانی مسئول این کارها خواهند بود.
- ایده‌های اولیه برای به رسمیت شناختن کار و ارزش افراد داوطلب را توسعه دهید.
- تأثیر این برنامه و نحوه ارزشیابی آن را مشخص کنید.
- سیستم‌هایی برای پیگیری و ارزیابی ساعات کاری افراد داوطلب و دیگر دادههای مربوط به آنها تهیه کنید.
۸- مسائل مرتبط با مدیریت ریسک را بررسی کنید
مهم است که ریسکهایی که برای سازمان با داشتن افراد داوطلب به وجود خواهد آمد و همچنین ریسکهایی که خود افراد داوطلب در هنگام انجام وظیفه با آن روبهرو میشوند را ارزیابی کنیم.
اقدام عملی: تصمیم بگیرید که چگونه می‌توانید با این ریسک‌ها در زمان تعریف وظایف شغلی، نظارت، آموزش، چک‌کردن سوءپیشینه، بیمه یا سیاست‌های اعمالی برخورد کنید. یک منبع بسیار عالی در این زمینه کتاب لیندا گراف به نام «بهتر است در امنیت باشید ... مدیریت ریسک در برنامه‌های داوطلبی و خدمات اجتماعی» است.
۹- مشکلات قانونی که ممکن است بر سر راهتان قرار گیرد را مشخص کنید
هیچ التزام قانونی فراگیری برای گروهی از مردم که خواهان انجام کاری خیر هستند، وجود ندارد اما با توجه به ساختار سازمان شما یا تمرکز فعالیت‌های افراد داوطلب، ممکن است الزامات قانونی خاصی وجود داشته باشد. به‌عنوان نمونه میتوان از قانون برخی از ایالتها برای چک‌کردن سوءپیشینه در بعضی از کارهای داوطلبی، قوانین بزرگسالان آسیب‌پذیر یا گزارش کمک‌های مالی جمع‌آوری شده نام برد.
اقدام عملی: اگر در سازمان غیرانتفاعی خود خواهان به راه انداختن برنامه‌ای برای جذب و به‌کارگیری افراد داوطلب هستند، از مشاور قانونی خود کمک بگیرید تا مطمئن شوید که به درستی مشکلات مدیریت ریسک را در نظر گرفته‌اید و دیگر جنبههای قانونی لازم را نیز بررسی کنید.
اگر بدون ساختار رسمی سازمان غیرانتفاعی، به صورت خودجوش و در راستای تلاشی مدنی خواهان به راه انداختن برنامه‌ای برای جذب و به‌کارگیری افراد داوطلب هستید، از یک منبع مشاوره در نزدیکی خود برای تبدیل شدن به یک سازمان غیرانتفاعی یا مسائل قانونی مرتبط با کاری که میخواهید انجام دهید، کمک بگیرید.
۱۰- فرآیند جذب افراد داوطلب را طرح‌ریزی کنید
به این فکر کنید که افراد داوطلب با پیوستن به سازمان شما، چه چیزی به دست میآورند. چه چیزی یاد خواهند گرفت؟ چه تاثیری خواهند داشت؟ آیا هیچ منفعت آموزشی، شغلی و ... برای آنها وجود دارد؟ این منفعت‌ها را در تعریف وظایف شغلی بگنجانید و از آن در برنامه و پیامهای جذب نیرو استفاده کنید.
اقدام عملی: پیش‌متنی برای استخدام تهیه کنید تا مشخص کند که داوطلب باید چه کارهایی را انجام دهد، چگونه تاثیرگذار خواهد بود و چه سود و منفعتی برای خود شخص خواهد داشت. سپس به سراغ توسعه برنامه‌ای برای جذب افراد داوطلب بروید.
- پروفایل یک داوطلب ایده‌آل برای هر کدام از موقعیت‌های داوطلبی را بیابید و به این فکر کنید که از کجا میتوان افراد مشابه اینچنینی پیدا کرد. هر چقدر این فرآیند هدف‌مندتر باشد، احتمال پیدا کردن افراد مناسب برای این کار هم بالاتر خواهد بود.
- در ابتدا به دنبال جذب افرادی باشید که خودشان هم می‌توانند جذب‌کننده افراد دیگر باشند و از دوستان و آشنایان خود درخواست کنند که داوطلب همکاری با سازمان شما بشوند. اولین دلیلی که یک نفر ممکن است شروع به کار داوطلبانه کند این است که شخصا از او درخواست شده باشد. از کارمندان و اعضای گروه مدیریت بخواهید تا در دوستان و آشنایان خود به دنبال داوطلب بگردند. وقتی تعدادی داوطلب پیدا کردید، از آنها هم بخواهید که به دنبال افراد دیگری برای کار داوطلبانه باشند.
- یک فهرست از مرکزهایی تهیه کنید که می‌توانید موقعیت‌های شغلی داوطلبانه را در آنها اعلام کنید. از مکان‌های آنلاین و سایت‌های مفید برای هدف‌دار کردن جست‌وجوی خود در میان گروه افراد داوطلب دلخواه‌تان استفاده کنید.
- به دنبال فرصت‌هایی برای مطرح کردن نیاز خود به افراد داوطلب در مجالس و رسانه‌های مختلف باشید.
۱۱- سینه سپر کنید و استارت کار را بزنید
زمان شروع به کار و جذب افراد داوطلب رسیده است. ممکن است در ابتدا بخواهید به آرامی و با تعداد کمی داوطلب شروع کنید یا بخواهید از ابتدا قدمی گنده بردارید و همه گروه لازم را یک‌جا استخدام کنید. دایما بر سیستم‌ها و برنامه‌هایتان نظارت کنید و آماده ایجاد تغییرات لازم باشید. هر آن چه که اتفاق می‌افتد را ثبت و مستندسازی کنید تا بتوانید از این تجربیات در آینده هم استفاده کنید.
اقدام عملی: نقطه عطف یا مایلستون‌ای برای این‌که به چه چیزهایی و در چه زمانی باید برسید، تعیین کنید.
۱۲- افراد داوطلب خود را به رسمیت بشناسید و استراتژیهایی برای نگه‌داشتن آنها داشته باشید.
بهترین روش برای ترغیب افراد داوطلب به ادامه همکاری، به‌رسمیت شناختن و ارج نهادن آنان است. فرهنگ به رسمیت شناختن و ارج نهادن را در سازمان ایجاد کنید که میتواند شامل تشکرهای شخصی از تک‌تک افراد داوطلب و مطلع کردن آنها از تاثیری باشد که داشتهاند.
حفظ افراد داوطلب در طول زمان برای تداوم کارها و همچنین هدر ندادن انرژی در جهت جذب نیرو و آموزش نیروی جدید بسیار مفید است. یک‌سوم از داوطلب‌ها بعد از یک‌سال همکاری خودشان را قطع می‌کنند. از طریق به‌رسمیت شناختن و ارج نهادن و همچنین روشهای مفید دیگر، می‌توانید میزان قطع همکاری را کاهش دهید.
اقدام عملی: منابع مختلف در راستای چگونگی به رسمیت شناختن و ارج نهادن افراد داوطلب را مطالعه و راههای کمهزینه برای این کار را پیدا کنید.
۱۳- افراد ذی‌نفع را مطلع نگه دارید
هیأت‌مدیره، کارمندان و دیگر رهبران را از نتایج اولیه برنامه داوطلب‌ها مطلع سازید. همگام با موفقیتها، موارد تعجب‌برانگیز را هم با آنها در میان بگذارید. وقتی که افراد اصلی بیشتری از ابتدا در جریان کار قرار بگیرند، بیشتر در هیجان موفقیت برنامه شریک خواهند بود و بیشتر به آن اهمیت خواهند داد.
اقدام عملی: هدف خود را به دست آوردن دادههای ارزیابی در پایان سال اول اجرای برنامه یا حتی زودتر از آن بگذارید تا بتوانید کمیت و کیفیت نتایج را تعیین کنید. اتفاقاتی که افتاده است را با همه به اشتراک بگذارید.
۱۴- قدم بعدی را برنامهریزی کنید
حالا که برنامه را به اجرا در آوردهاید، باید تصمیم بگیرید که آیا میخواهید آن را گسترش بدهید یا در حوزههای دیگر به کار بگیرید. اگر خواهان ادامه برنامه هستید، باید به دنبال آموزشهای پیشرفته‌تر برای رهبران این برنامه باشید تا آمادگی لازم برای برخورد با مشکلات و فرصتهای سر راهتان را داشته باشید.
اقدام عملی: یک گام به عقب بردارید و از دور برنامه خود را ارزیابی کنید. تغییرات لازم را اعمال کنید و قدم بعدی را برنامهریزی کنید.