هر گروه داوطلبي به مسئولي نياز دارد كه هدايت را به عهده بگيرد. اگرچه مسئوليت شيوه‌هاي مختلفي دارد اما تمام مسئولان بايد خصوصيات ويژه‌اي داشته باشند. مطالعه روي گروه‌هاي نيازمند هدايت نشان داده است كه اين خصوصيات بدون توجه به زمينه فعاليت (تجاري، آموزشي، اجتماعي، خانوادگي و... ) همواره ثابت هستند.
- داشتن فكر باز: به نظرات مخالف احترام بگذاريد. آماده شنيدن هرگونه پيشنهاد يا ابتكاري باشيد.
- مهارت گوش‌دادن: تمام‌وقت صحبت را به خود اختصاص ندهيد. اعضاي گروه هم نياز به صحبت‌كردن دارند و شايد نظر آنها كاملا مرتبط باشد. نقش شما اين است كه به آنها در بيان نظرات خود كمك كنيد و مطمئن شويد كه همه نظر خود را گفته‌اند. به اين ترتيب اعضا در تقسيم كارها و مسئوليت‌ها سهيم مي‌شوند.
- سوال از خود: قبل از اينكه از گروه بخواهيد كاري را انجام دهد، از خود سوال كنيد كه آيا تقاضاي شما معقول است، به‌عنوان مثال: آيا مي‌توانم از ديگري بخواهم كه وسايل خود را مرتب كند، در حالي كه وسايل خودم نامرتب است؟
- دورانديشي: مراحل كار را با درنظر گرفتن موانع احتمالي طرح‌ريزي كنيد. سوالات و مشكلاتي را كه ممكن است به وجود آيند، پيش‌بيني كنيد. فكر كنيد كه چگونه بايد با آنها مواجه شويد.
- شور و نشاط: گروه، بازتابي است از رفتار شما، اگر شما شور و حالي نداشته باشيد، گروه نيز كسل خواهد شد. اما اگر پرنيرو و پويا باشيد، گروه نيز سرشار از شور و نشاط مي‌شود.
- مهارت بحث‌كردن و انتقادپذيري: موقعيت خود را توجيه كنيد و درباره آن حتي با افرادي كه ديدگاه آنها با شما متفاوت است، بحث كنيد.
- سازماندهي: ايده‌هاي مرتبط، برنامه‌ريزي و مديريت زمان جزو ملزومات كار هستند. شما ضامن پيشرفت تدريجي كار هستيد.
- مهارت‌هاي آموزشي: از روش‌هاي ساده و جالب استفاده كنيد. موضوع را با مثال‌هاي خاص روشن كنيد. از وسايل كمك آموزشي مانند: تصوير، فيلم ويديويي، پوستر، همچنين روش ايفاي نقش و... استفاده كنيد. همه اينها، روش‌هايي براي تشويق‌كردن گروه به كار گروهي و عملكرد بهتر است.
چگونه به گروه انگيزه بدهيم؟
- ظاهري پرانرژي، علاقه‌مند و هوشيار داشته باشيد.
- با اعضا به گرمي برخورد كنيد.
- اخلاقي متعادل و سازگار داشته باشيد.
- هدف را به هر وسيله ممكن از قبيل بيان‌كردن، نوشتن روي تابلو و تكرار كردن به اعضا اطلاع دهيد. مطمئن شويد كه هم متوجه مطلب شده‌اند.
- به نظرات افراد با دقت گوش كنيد و آنها را كامل‌تر توضيح دهيد.
- انسان مثبتي باشيد. افراد را با كلماتي مانند: «متشكرم»، «آفرين»، «خيلي جالب است»، «عالي است» و ... تشويق كنيد.
- خلاقيت را در وجود افراد تقويت كنيد.
- مطمئن شويد كه وظيفه هر فرد، زمان انجام كار و تمام لوازم مورد نياز آماده باشد.
- هميشه بدانيد كه مرحله بعدي چيست.
- مطمئن شويد كه هيچ جلسه‌اي بدون تصميم‌گيري تمام نشود.
چگونه گروه دلسرد مي‌شود...
- اگر با لحني گرفته، سرد و يكنواخت صحبت كنيد و نشان دهيد كه به آنچه مي‌گوييد، اعتقادي نداريد.
- اگر علاقه و توجهي به اعضا نشان ندهيد و ارتباط چهره‌به‌چهره با آنها برقرار نكنيد.
- اگر اضطراب، نگراني و استرس خود را آشكار كنيد.
- اگر هدف را تعيين نكنيد يا مطمئن نشويد كه همه افراد هدف را درك كرده‌اند.
- اگر فقط مسير خودتان را دنبال كنيد! و به نظرات و ابتكار عمل ديگران توجه نكرده و به آنها اطمينان نكنيد.
- اگر فكر كنيد كه افراد داوطلب نيازي به قدرداني، تشويق يا تبريك نداريد.
- اگر منفي نگر باشيد. مثلا روي كارهاي غيرعملي بيش از حد تأكيد كنيد يا عباراتي از قبيل «بسياركم»، «شايد»، «امكان ندارد»، «گفتنش سخت است» و «وقت نداريم» را بيش از حد استفاده كنيد.
- اگر سعي كنيد كارها را بدون فكر و آمادگي قبلي انجام دهيد. بدانيد كه يك جلسه ناموفق مي‌تواند عواقب جدي مانند نااميدي، پراكندگي افراد و ... به دنبال داشته باشد.
- اگر تبادل‌نظر را فراموش كنيد.