گزینش و استخدام داوطلبان
داوطلبان دوست ندارند با آنها مانند نیروهای قراردادی برخورد شود زیرا آنها حقوق دریافت نمی‌کنند. این افراد به این دلیل به سازمان شما می‌آیند که دوست دارند جزیی از تیم شما باشند. اما استخدام آنها به همان شیوه‌هایی که سایر افراد را استخدام می‌کنید برای اطمینان یافتن از این‌که داوطلب جدید و سازمان به هم نیاز دارند یا مناسب یکدیگر هستند، بسیار حیاتی است.
استفاده از آگهی استخدام برای بکارگیری داوطلبان: همان‌طورکه سایر نیروها را استخدام می‌کنید بهتر است برای بکارگیری نیروهای داوطلب هم از آگهی استخدام استفاده کنید. در آگهی استخدام اطلاعات زیر را بگنجانید: ساعات تقریبی کار در هفته یا ماه، فعالیت‌ها یا پروژه‌های موجود یا جدید که انتظار می‌رود داوطلبان روی آن کار کنند، فرد حقیقی یا حقوقی که داوطلبان به او گزارش می‌دهند، مدت زمان اتمام کار یا پروژه.
منابع اصلی برای پیداکردن نیروهای داوطلب: دانشگاه‌هایی که رشته‌های مرتبط با مدیریت بحران را دارند بهترین منبع برای شروع جذب و بکارگیری نیروهای داوطلب هستند زیرا این افراد با گام گذاشتن در تحصیل در این رشته‌ها تمایل خود برای کار و فعالیت در این زمینه را اعلام کرده‌اند و انگیزه‌های لازم را دارند. افراد بیکار که تمایل به وارد شدن در حرفه‌های مربوط به مدیریت بحران دارند نیز منبع مناسب دیگری برای پیداکردن داوطلبان هستند. بکارگیری آنها این فرصت را به دست می‌دهد که بدون‌پرداخت حقوق نسبت به مهارت‌ها، اخلاق حرفه‌ای و شخصیت آنها اطلاعاتی به‌دست آوریم. این افراد در عین حال که بدون دریافت حقوق کار می‌کنند آموزش‌ها و مهارت‌های لازم را کسب می‌کنند و درصورتی‌که در آینده مشاغل جدیدی در این زمینه باز شوند می‌توانند به راحتی استخدام شوند. بازنشستگانی که دارای انواع مهارت‌ها هستند و وقت و زمان آزاد و کافی دارند نیز از دیگر نیروهای داوطلب بالقوه هستند.
مصاحبه با داوطلبان متقاضی: همان‌طورکه هنگام استخدام افراد حقوق‌بگیر آنها را مصاحبه می‌کنید، برای بکارگیری افراد داوطلب نیز آنها را مصاحبه کنید. حتی اگر فقط یک نفر متقاضی دارید با انجام فرآیند مصاحبه فرد احساس می‌کند که او از بین یک گروه انتخاب می‌شود و شما نیز می‌توانید ارزیابی کنید که فرد تا چه اندازه برای کارهای موردنیاز و نظر شما مناسب است.
دقت در استخدام داوطلبان: از آن‌جا که افراد داوطلب در صورت استخدام جزیی از نیروهای سازمان خواهند بود لازم است دقت لازم در مورد سوابق آنها صورت گیرد. شما همیشه می‌توانید در صورت نیاز از منابعی مانند فیس‌بوک، توییتر یا جست‌وجو در گوگل اطلاعات بیشتری را در مورد افراد متقاضی که از طریق مصاحبه به آن دست نیافتید را به دست آورید. این اطلاعات چون در دسترس عموم قرار دارند می‌توانند تا آن‌جا که قوانین و مقررات مربوط به عدم‌تبعیض در استخدام را نقض نمی‌کنند و دارای صحت هستند مورد استفاده قرار گیرند.
مدیریت درست داوطلبان
دلایل ارایه خدمات داوطلبانه: کشف دلایل داوطلبان برای داوطلب شدن و اطمینان از این‌که آن دلایل برآورده و تأمین می‌شوند از اهمیت زیادی برخوردار است. ما باید همواره از داوطلبان بپرسیم که برای چه به انجام این کار روی آورده‌اند و معمولا آنها نظر و نیت‌شان را از قبل به شما می‌گویند و بنابراین شما تلاش می‌کنید تا آنها نیز به اهداف‌شان از انجام فعالیت‌های داوطلبانه برسند.
تناسب کار داوطلبان با نقاط قوت و ضعف آنها: هنگام بکارگیری داوطلبان سعی کنید نقاط قوت و ضعف آنها را شناسایی کرده و کاری که به آنها واگذار می‌کنید متناسب با ضعف‌ها و قوت‌های آنها باشد. بدون توجه به این نکات زمینه‌های شکست داوطلب در انجام کارش را فراهم می‌کنید. در این صورت اگر فرد داوطلب شکست بخورد و نتواند کارش را به درستی انجام دهد مقصر نیست، درحقیقت مقصر سازمانی خواهد بود که نتوانسته است از مهارت‌های داوطلب به درستی استفاده کند. علاوه‌بر این سعی کنید با داوطلبان در تماس و ارتباط بوده و عملکرد آنها را به‌طور منظم یا از طریق صحبت‌کردن با آنها ارزیابی کنید. با این کار اطمینان خواهید یافت که آیا فرد در کار مناسب با توانمندی‌ها و مهارت‌هایش به کار گرفته شده است یا خیر و از او به درستی استفاده می‌شود یا نه.
استفاده از نظرات داوطلبان در مورد سازمان: درصورتی‌که افراد داوطلب نظراتی در مورد تغییرات سازمانی دارند باید به آنها توجه شود. حتی اگر ایده مطرح شده برای سازمان غلط به نظر می‌رسد باید به آن توجه کنید و نسبت به آنها بی‌اعتنایی نشان ندهید. به‌خاطر داشته باشید که نظر آنها ممکن است ناشی از عدم‌آگاهی از نحوه انجام همیشگی کارها توسط شما است. آنها ممکن است نظراتی داشته باشند که ارزش بررسی داشته باشد.
داوطلبان را جزیی از تیم بدانید: سعی کنید به داوطلبان نشان دهید که آنها بخشی از تیم بوده و صرفا داوطلب نیستند. آنها را به کارکنان خود معرفی کنید و همانند افراد جدیدالاستخدام با سازمان و بخش‌های مختلف آن آشنا کنید و به آنها نشان دهید درصورتی‌که سوال یا خواسته‌ای دارند به کجا باید مراجعه کنند.
اجازه دهید داوطلبان اشتباه کنند: اگر داوطلبان بر انجام کاری که شما می‌دانید اشتباه است اصرار دارند و انجام آن بر سازمان و اهداف آن لطمه‌ای وارد نمی‌کند، اجازه دهید این کار را انجام دهند. تجربه‌ای که از این طریق به دست خواهند آورد در آینده و زمانی‌که در این مشاغل به‌کار گرفته شوند به دردشان خواهد خورد.
نتیجه‌گیری
داوطلبان گروهی با انگیزه و علاقه‌مند هستند که می‌توانند تجارب و سوابق منحصربه‌فرد و ارزشمندی را به سازمان بیاورند و در بسیاری از موارد حیات جدیدی به محیط‌های کاری بدهند. استخدام و مدیریت درست داوطلبان ضمن آن‌که به سازمان امکان انجام کارهای فعلی‌شان را می‌دهد فرصت آموزش و ایجاد نیروهای باتجربه برای مدیریت بحران در آینده را نیز به‌وجود می‌آورد.