شروع یک برنامه برای جذب و به‌کارگیری افراد داوطلب، تجربه‌ای لذت‌بخش است. میتوان با ترکیب ایده‌های بزرگ و نیت خیر به نیروی انسانی لازم برای دستیابی به نتایج مطلوبی رسید. بعضی از برنامه‌های داوطلبی از گروهی شروع می‌شوند که برای حل یک مشکل خاص دور هم جمع شدهاند. شروع برخی دیگر از سوی سازمان‌های غیرانتفاعی است که متوجه می‌شوند ارزش کار انجام شده توسط افراد داوطلب، چقدر است. برای مثال، ارزش کار انجام‌شده توسط نیروهای داوطلب در آمریکا حدود ۱۵۸میلیارد دلار در سال است. دسته دیگری از برنامه‌ها هم توسط سازمان‌هایی اجرا می‌شوند که برای استفاده از افراد داوطلب در بخشهای جدید، باید برنامه تازه‌ای در کنار برنامه‌های داوطلبی موجود خود راه بیندازند.
مهم نیست که سازمان شما تا چه حد بزرگ یا کوچک است، این‌جا ۱۴ گام کاربردی برای جذب و به‌کارگیری داوطلب‌ها آورده شده است.
۱- ایده‌های مختلف را جمع کنید و یک پرونده شرح وضع تشکیل دهید
اولین قدم در ساختن برنامه‌ای برای جذب و کار با افراد داوطلب، تمرکز روی ساختن یک پرونده شرح وضع است. افراد علاقهمند را در کنار هم قرار دهید تا دلایل شروع یک چنین برنامه‌ای را به بحث و گفت‌وگو بگذارند.
- دلایل نیاز به این برنامه را رصد کنید؛ چرا این برنامه باید به‌وجود بیاید؟
- با کمک و همفکری به این نتیجه برسید که اجرای این برنامه چه ارزشی خواهد داشت یا چه چیزی تغییر می‌کند؟ فراتر از ارزش مستقیم خدمات ارایه‌شده بروید و به بررسی تاثیرات بزرگ‌تر و ارزشهای دیگر آن بپردازید، مثل ارزش بیشتر به چشم آمدن (مهمتر جلوه‌دادن کار) سازمان یا ایجاد رابطه با جوامع گستردهتر.
اقدام عملی: یک پرونده شرح وضع تشکیل بدهید که بگوید چرا باید یک چنین برنامه‌ای اجرا شود و توسعه آن چه ارزشهایی را برای ما به ارمغان میآورد.
۲- حمایت بی‌چون و چرای دیگران را به دست بیاورید
یک برنامه جذب و به‌کارگیری افراد داوطلب برای موفق بودن نیازمند داشتن حمایت مطلق از سوی تمام افراد سازمان است. اگر این برنامه قرار است در یک سازمان بزرگ اجرا شود، مدیران سطح بالای سازمان باید کاملا از آن حمایت و پشتیبانی کنند تا با موفقیت انجام شود. اگر در سازمان‌های غیررسمیتر و کوچک‌تر اجرا می‌شود، رهبر گروه باید حمایت لازم را انجام دهد.
اقدام عملی: اگر فقط تعداد کمی از افراد مشتاق اجرای این برنامه هستند، تلاش‌های‌تان را روی صحبت با بقیه اعضای سازمان برای جلب حمایت‌شان متمرکز کنید و سعی کنید که بفهمید آیا در اصل ایده میتوان تغییر خاصی داد تا بتوان استقبال افراد از اجرای این برنامه را بیشتر کرد؟
۳- طرح اولیه برنامه را بریزید
قدم بعدی تعیین وظایفی است که افراد داوطلب باید انجام دهند. همچنین باید مشخص کرد که نحوه عملکرد این برنامه چگونه است. یک جلسه همفکری با افرادی که مستقیم یا غیرمستقیم در ارتباط با کارهای داوطلب‌ها خواهند بود، تشکیل بدهید. از ایدههایی که مشارکت افراد داوطلب در کارهای سازمان را بیشتر می‌کند، استقبال کنید. سوالات زیر را بپرسید:
«در حال حاضر چه وظایفی برعهده شماست و دوست دارید چه وظایفی به افراد داوطلب واگذار شود؟»
«چه رویاهایی برای سازمان داریم که افراد داوطلب می‌توانند در رسیدن به آنها به ما کمک کنند؟» یا «افراد داوطلب چه کارهایی در جهت رسیدن به اهداف راهبردی ما می‌توانند انجام دهند.»
اقدام عملی: از گروه بخواهید تا موقعیت‌های شغلی افراد داوطلب در جهت رسیدن به ایده‌های تولید شده را تعریف کنند.
همچنین دیگر جنبه‌های برنامه جذب و به‌کارگیری افراد داوطلب را مشخص کنید: انتظار چه تعداد افراد داوطلب را دارید، چه کسی مسئول استخدام و نظارت بر آنها خواهد بود و منابع مورد نیاز برای این برنامه چیست.
۴- منابع لازم برای اجرای این برنامه را فراهم کنید
درست است که افراد داوطلب همراه خود منابع زیادی را به سازمان میآورند ولی مجانی نیستند. یک نفر (حقوق بگیر یا داوطلب) باید مسئول هدایت افراد داوطلب باشد. منابع و هزینه‌های جانبی مثل هزینه رفت‌و‌آمد هم باید در نظر گرفته شود.
اقدام عملی: قبل از هر کاری، منابع مالی مورد نیاز برای اجرای برنامه جذب و به‌کارگیری افراد داوطلب را مشخص کنید. اگر منابع لازم را ندارید، بهتر است قبل از شروع این برنامه به فکر جمع‌آوری کمک‌های مالی باشید تا به خاطر نداشتن پول لازم شکست نخورید.
۵- آموزش لازم را در اختیار مدیرمسئول افراد داوطلب قرار دهید
مدیریت افراد داوطلب، به زمینه‌ای با پایگاه دانشی متشکل از بهترین روش‌ها تبدیل شده است. به دنبال کارگاه‌های آموزشی ارایه‌شده توسط مراکز داوطلبی و گروه‌های مرتبط با مدیریت افراد داوطلب باشید. از منابع آنلاین و کتاب‌های مفید در این زمینه استفاده کنید. دنبال این باشید که آیا در نزدیکی شما جلسات دورهای برای مدیران مسئول افراد داوطلب به منظور حمایت از یکدیگر برگزار می‌شود که شما هم بتوانید از کمک آنها بهرهمند شوید. هر چقدر آگاهی و دانش شخصی که مسئول مدیریت افراد داوطلب است، بالاتر باشد، شروع برنامه جذب و به‌کارگیری نیروی داوطلب راحتتر خواهد بود و احتمال موفقیت آن نیز بالاتر خواهد رفت.
اقدام عملی: برای آموزش مدیرمسئول افراد داوطلب، برنامه‌ریزی کنید.
۶- روندهای به‌روز در داوطلب شدن را شناسایی و برنامه‌تان را برای استفاده از آنها تنظیم کنید
ما دوران جالبی از مدیریت افراد داوطلب را در حال حاضر تجربه می‌کنیم. نسل جدید علاقه خاصی به پروژه‌های داوطلبانه بزرگ، تاثیرگذار و متحول‌کننده دارد. احتمال این‌که آنها با یک سازمان به صورت طولانی‌مدت بمانند یا کارهای روتین تکراری انجام بدهند، خیلی کم است. آنها میخواهند کاری انجام بدهند که تاثیرش قابل دیدن یا لمس‌کردن هم باشد. جوانان بیشتر از هر زمان دیگری تمایل به انجام کار داوطلبانه دارند. بسیاری از دانشگاه‌ها و دبیرستان‌ها برنامه‌های خدماتی-آموزشی برای ارتباط با این قبیل برنامه‌های داوطلبانه دارند.